Die Papierakte wird digital

Der Kreis Paderborn kommt dem papierlosen Büro einen Schritt näher und das in einem Amt, in dem naturgemäß viele Akten anfallen. Innerhalb von vier Jahren sollen die ca. 130 000 Akten aus den Archiven des Bauamtes im Paderborner Kreishaus und im alten Kreishaus in Büren digitalisiert werden. Zwei Kilometer Papier seien das, sagt Projektleiter Michael Richardt. Darunter sind große Baupläne, kleine Baupläne und Baupläne im Postkartenformat. Die Pläne gehen bis ins Jahr 1900 zurück. „Es gibt auch Aufzeichnungen auf Zigarettenschachteln. Nach dem Krieg war Papier ja knapp“, meint Richardt.

Seit einem dreiviertel Jahr arbeiten drei Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter des Kreises und ein externer Dienstleister an dem Digitalisierungs-Projekt. Woche für Woche werden 20 Kisten voller Akten digitalisiert. Dabei geht es nicht darum, jede einzelne Seite auf den Scanner zu legen, sondern auch darum, alte Lagebezeichnungen zu aktualisieren. Straßen wurden erweitert, Straßennamen haben sich geändert und Hausnummern wurden neu geordnet. „Jeder Bauakte soll ihre aktuelle Adresse zugeordnet werden“, erklärte Richardt. Mit einem speziellen Programm erfassen die Kreismitarbeiter dann jede Bauakte. Über einen Barcode lassen sich die einzelnen Papiere einer Bauakte zuordnen. Das reine Scannen findet bei einem Dienstleister im Emsland statt. Die Kreismitarbeiter legen die gescannten Dateien schließlich in einem Datenmanagementsystem ab.

Richardt erläutert die Vorteile der digitalen Akten. „Digitale Akten sind langlebiger. Papier zerfällt irgendwann, wird unlesbar und zerreißt.“ Außerdem seien die digitalen Akten durch mehrere Sicherungskopien vor Wasser-, Feuerschäden und ähnlichem sicher, sagt Richardt. Auch die schnelle Verfügbarkeit der digitalen Akten sei ein Vorteil gegenüber den analogen. Eine digitale Abfrage genüge und der Weg ins Archiv entfalle. „Damit verbessern wir unseren Bürgerservice“, sagt Richardt.

Bisher wurden die Bauakten für die Orte Altenbeken, Buke und Schwaney digitalisiert. Aktuell arbeiten die Kreismitarbeiter an den Akten für die Stadt Bad Lippspringe.
Nach der Digitalisierung wandern die Akten aber nicht gleich in den Schredder. Kreisarchivar Wilhelm Grabe prüft alle Akten auf ihren historischen Wert. Die technischen Unterlagen der Wewelsburg werden beispielsweise im Original im Kreisarchiv aufbewahrt.

Die nach der Digitalisierung angelegten Bauanträge scannen die Mitarbeiter des Bauamtes selbst ein. Künftig soll es auch möglich sein, Bauanträge digital zu stellen, kündigte Richardt an.
Eingesehen werden könnten die digitalen Akten von Eigentümern und Personen mit berechtigtem Interesse. Ein Antrag auf Akteneinsicht kann bei Frau Schmidt-Bürger unter 05251 308 – 6326 oder schmidt-buergerB@kreis-paderborn.de gestellt werden.