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Zugangseröffnung zur rechtsverbindlichen, elektronischen Kommunikation gemäß § 3 E-Government-Gesetz NRW



Rechtsverbindliche, elektronische Kommunikation


Bei elektronischer Kommunikation ist zu unterscheiden zwischen formgebundenen und formfreien Vorgängen.

Formgebundene Vorgänge

Wenn durch Gesetz die Schriftform mit eigenhändiger Unterschrift vorgeschrieben ist, handelt es sich um formgebundene Vorgänge. Möchten Sie bei formgebundenen Vorgängen auf elektronischem Weg mit der Kreisverwaltung Paderborn kommunizieren, bedarf es der Nutzung der durch die Kreisverwaltung Paderborn eröffneten Zugänge.

Sie können über zwei Verfahren rechtsverbindlich, elektronisch mit der Kreisverwaltung Paderborn kommunizieren.

Nur bei Nutzung dieser zwei Möglichkeiten wird die gleiche Rechtswirkung wie bei der unterschriebenen Papierform erreicht. Bitte beachten Sie die Rahmenbedingungen zur rechtsverbindlichen, elektronischen Kommunikation sowie die weiteren Informationen zu den einzelnen Verfahren.


Einfache formlose Vorgänge

Bei formfreien Vorgängen, d. h. wenn durch das Gesetz keine Schriftform vorgeschrieben ist, können Sie Nachrichten weiterhin per E-Mail an alle, auf www.kreis-paderborn.de oder auf den Briefköpfen der Kreisverwaltung genannten, E-Mail-Adressen senden.

Es bedarf nicht der elektronischen Kommunikation über die virtuelle Poststelle (VPS) bzw. über De-Mail.

Die zentrale E-Mail-Adresse der Kreisverwaltung lautet:info@kreis-paderborn.de


 

Rahmenbedingungen zur rechtsverbindlichen, elektronischen Kommunikation


Die Rahmenbedingungen zur rechtsverbindlichen, elektronischen Kommunikation gelten für formgebundene Vorgänge.

Für das Verwaltungsverfahren richtet sich die elektronische Kommunikation nach § 3a Verwaltungsverfahrensgesetz für das Land Nordrhein-Westfalen (VwVfG NRW). Danach ist die Übermittlung elektronischer Dokumente zulässig, soweit der Empfänger hierfür einen Zugang eröffnet hat. Nach allgemeinen Grundsätzen sowie den §§ 126a und 126b Bürgerliches Gesetzbuch (BGB) gilt entsprechendes im Privatrecht.

Der Kreis Paderborn bietet Ihnen die Möglichkeit der rechtsverbindlichen, elektronischen Kommunikation mit der Kreisverwaltung und eröffnet hierzu einen Zugang nach Maßgabe der hier aufgeführten Rahmenbedingungen, die ausschließlich für die Kommunikation mit der Kreisverwaltung gelten.

Sie können über zwei Verfahren rechtsverbindlich, elektronisch mit der Kreisverwaltung Paderborn kommunizieren.

Virtuelle Poststelle (VPS)
De-Mail



Virtuelle Poststelle (VPS)


Für Vorgänge, die zur Bearbeitung eine eigenhändige Unterschrift voraussetzen (= formgebundene Vorgänge), müssen die Mitteilungen und Anlagendokumente mit einer qualifizierten elektronischen Signatur versehen sein. Vorgänge dieser Art können Sie direkt mit der qualifizierten elektronischen Signatur versehen, rechtsverbindlich und sicher elektronisch an folgendes Postfach übermitteln:

email@kreis-paderborn.de

Für alle anderen E-Mail-Adressen der Kreisverwaltung wird der rechtsverbindliche Zugang ausdrücklich nicht eröffnet. Dies bedeutet, dass Sie bei formgebundenen Vorgängen über andere E-Mail-Adressen keine Anträge verbindlich stellen können und Fristen nicht gewahrt bleiben, wenn Sie eine E-Mail an eine andere Adresse als die oben genannte senden.

Die Kreisverwaltung Paderborn unterstützt als Verschlüsselungssystem „Secure / Multipurpose Internet Mail Extensions (S/MIME)“. Für die Verschlüsselung benötigen Sie unseren sogenannten „Öffentlichen Schlüssel“.

Informationen zur Verschlüsselung finden Sie im entsprechenden Abschnitt auf dieser Seite.



Nutzung von De-Mail


Die Übermittlung von De-Mails an den Kreis Paderborn ist sowohl für den formlosen als auch für den formgebundenen Schriftverkehr möglich. Senden Sie eine De-Mail an uns, gehen wir davon aus, dass Sie für diese Angelegenheit auch eine Antwort per De-Mail wünschen.

Die zentrale De-Mail-Eingangsadresse lautet:

email@kreis-paderborn.de-mail.de

Der Kreis Paderborn eröffnet den Zugang für De-Mails an diese Adresse eingeschränkt unter folgenden Bedingungen:

1. Beachten Sie die Ausführungen zu Dateiformaten.

2. Beachten Sie die „Sonstigen Hinweise“.

3. De-Mail in schriftform-wahrender Versandart nach § 5 Absatz 5 des De-Mail-Gesetzes


Sollte durch Gesetz die Schriftform für bestimme Schreiben angeordnet sein, wäre grundsätzlich eine eigenhändige Unterschrift Ihrerseits notwendig. Wir haben den Zugang für schriftform-wahrende De-Mails eröffnet. Dies ersetzt Ihre eigenhändige Unterschrift.

Für die rechtsverbindliche elektronische Versendung von schriftformbedürftigen Dokumenten (= für formgebundene Vorgänge) nutzen Sie bitte De-Mails in der Versandoption nach § 5 Absatz 5 des De-Mail-Gesetzes. Die gesetzliche Voraussetzung ist erfüllt, wenn bei der Versendung der De-Mail die Versandoption „absenderbestätigt“ gewählt wurde.

Absenderbestätigte De-Mails ermöglichen den verschlüsselten Transport von elektronischen Nachrichten und Dateianhängen. Für eine absenderbestätigte De-Mail müssen Sie sich an Ihrem De-Mail-Konto mit hohem Authentisierungsniveau anmelden. Um die Anmeldung mit hohem Authentisierungsniveau der Empfängerin oder des Empfängers der Nachricht kenntlich zu machen, bestätigt Ihr De-Mail-Diensteanbieter dies. Hierzu versieht er die Bestätigung im Auftrag der Senderin oder des Senders mit einer dauerhaft überprüfbaren qualifizierten elektronischen Signatur. Wenn Sie Ihrer De-Mail Dateien anhängen, bezieht sich die qualifizierte elektronische Signatur auch auf diese. Bitte beachten Sie, dass Sie für die absenderbestätigte De-Mail keine pseudonyme De-Mail-Adresse verwenden können.

4. Schließen des De-Mail-Postfachs

Sollten Sie Ihr De-Mail-Postfach wieder schließen, bitten wir um eine entsprechende Mitteilung, damit wir nicht weiter mit Ihnen per De-Mail kommunizieren.



Auch bei formfreien Vorgängen können Sie eine De-Mail an die Kreisverwaltung Paderborn senden (email@kreis-paderborn.de-mail.de). Da De-Mails von den De-Mail-Anbietern verschlüsselt versandt werden, eignen sie sich auch für Mitteilungen, die nicht die Schriftform erfordern, aber z. B. schützenswerte Informationen beinhalten. Hierfür reicht eine einfache De-Mail ohne Absenderbestätigung und Anmeldung nur mit einfachem Authentisierungsniveau.



Verschlüsselung


Zur Sicherung der Vertraulichkeit Ihrer Mitteilungen können Sie verschlüsselte E-Mails an uns senden. Eine Verschlüsselung ist beim Senden einer E-Mail an die virtuelle Poststelle zwingend erforderlich.

Folgendes Verschlüsselungsverfahren wird seitens der Kreisverwaltung Paderborn unterstützt: S/MIME

Für die Verschlüsselung benötigen Sie unseren sogenannten "Öffentlichen Schlüssel".

Dieser steht Ihnen am Ende dieser Seite zum Download bereit.

Installieren Sie diese Datei bitte in den Zertifikatsspeicher Ihres E-Mail-Programms, um verschlüsselt mit dem Kreis Paderborn E-Mails austauschen zu können. Bitte beachten Sie, dass die Übermittlung der Daten nur dann verschlüsselt erfolgt, wenn Sie ebenfalls über ein Zertifikat zur Verschlüsselung Ihrer E-Mail-Kommunikation verfügen. Ihr öffentlicher Schlüssel wird automatisch an den Kreis Paderborn übermittelt, wenn Sie selbst über ein Zertifikat zur E-Mail-Verschlüsselung verfügen, dieses in Ihrem E-Mail-Programm installiert haben und nach Import des öffentlichen Schlüssels des Kreises Paderborn in Ihr E-Mail-Programm die Verschlüsselung einer E-Mail an die gewünschte E-Mail-Adresse der Kreisverwaltung Paderborn auswählen.

Der Kreis Paderborn verwaltet (speichert) Ihren öffentlichen Schlüssel in einem zentralen Zertifikatsspeicher. Sie erhalten dann automatisch ebenfalls verschlüsselte E-Mails an die von Ihnen angegebene Zugangsadresse (Ihre E-Mail-Adresse). Sie eröffnen hiermit für den Kreis Paderborn konkludent einen elektronischen Zugang für rechtsverbindliche Kommunikation mit Ihnen (Beispiel: zur Bekanntgabe von Verwaltungsentscheidungen, Bescheiden). Sie können diese Zugangseröffnung jederzeit formlos gegenüber dem Kreis Paderborn widerrufen beziehungsweise einen neuen Zugangsweg wie beispielsweise an eine andere E-Mail-Adresse oder per Briefpost eröffnen.

Sollten bei der Entschlüsselung Schwierigkeiten auftreten, werden Sie seitens der Kreisverwaltung über die damit verbundenen Konsequenzen informiert.

Da De-Mails von den De-Mail-Anbietern verschlüsselt versandt werden, eignen sie sich auch für Mitteilungen, die nicht die Schriftform erfordern, aber z. B. schützenswerte Informationen beinhalten. Hierfür reicht eine einfache De-Mail ohne Absenderbestätigung und Anmeldung nur mit einfachem Authentisierungsniveau.



Dateiformate


Möchten Sie E-Mails mit Dateianhängen an die Verwaltung versenden, so beachten Sie bitte, dass der Kreis Paderborn nicht alle auf dem Markt gängigen Dateiformate und Anwendungen unterstützen kann.

Folgende gängige Dateiformate können aktuell verarbeitet werden:

  • Adobe Acrobat ab Version 4.0 (*.pdf)
  • Textdateien beziehungsweise Dateien aus Textverarbeitungsprogrammen - wenn Sie sie als Rich TextFormat oder TXT-Datei abspeichern (*.rtf, *.txt)
  • Microsoft Word ab Version Word 95 bis 2016 (*.doc, *.docx)
  • Microsoft Excel ab Version Excel 95 bis 2016 (*.xls, *.xlsx)
  • Microsoft Powerpoint ab Version Powerpoint 95 bis 2016 (*.ppt, *.pptx)
  • Für Bilder die Formate (*.jpg, *.gif, *.tif)

Dateien, die mit einem Kennwort verschlüsselt sind oder solche, die selbst ausführbar sind beziehungsweise ausführbare Bestandteile enthalten (zum Beispiel mit den Dateiendungen *.exe und *bat sowie Office-Dateien mit Makros), werden vom Kreis Paderborn nicht entgegengenommen.

Die Liste der Dateiformate wird regelmäßig aktualisiert. Wenn Sie abweichende Dateiformate verwenden wollen (zum Beispiel beim Austausch von Geo-Informationen), stimmen Sie dies mit der jeweiligen Empfängerin bzw. dem jeweiligen Empfänger ab.

Aus technischen Gründen kann der Kreis Paderborn E-Mails von einer Gesamtgröße von mehr als 15 Megabyte nicht entgegennehmen.



Sonstige Hinweise


Die Kreisverwaltung Paderborn unterstützt derzeit nur akkreditierte Signatur- und Verschlüsselungsverfahren. Eine vollständige Liste der akkreditierten Zertifizierungsdiensteanbieter finden Sie auf der Seite der Bundesnetzagentur. Die Übersicht dort zeigt alle derzeit akkreditierten Zertifizierungsdiensteanbieter für qualifizierte Zertifikate.



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Anschrift

Kreis Paderborn
Aldegreverstraße 10 – 14
33102 Paderborn

Kontakt

Telefon: 05251 308 - 0
Telefax: 05251 308 - 8888
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