Digitaler Rechnungsworkflow: Einsparung von 300.000 Blatt Papier pro Jahr

Nicht nur Bäume werden sich über diese Nachricht freuen: der Kreis hat einen komplett digitalen Rechnungs-Workflow eingeführt und spart damit rund 300.000 Blatt Papier pro Jahr. „Damit haben wir einen weiteren Schritt hin zum papierlosen Büro umgesetzt“, freut sich Landrat Christoph Rüther.

Pro Jahr werden beim Kreis rund 30.000 Geschäftsvorfälle wie Ein- und Ausgangsrechnungen, Umbuchungen, Gutschriften sowie Stornos bearbeitet. Bisher erwuchsen daraus mitunter mehrseitige Papiervorgänge, bis das Fachamt die Geschäftsvorfälle im Vier-Augen-Prinzip geprüft und angewiesen hatte und der Vorfall durch die Kämmerei in der Finanzsoftware erfasst und ausgezahlt wurde. „Nun läuft alles digital ab. Das ist nicht nur schneller, sondern auch ressourcenschonender. Zudem sparen wir beispielsweise Postwege ein und die Bearbeitung durch Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter ist auch aus dem Home Office möglich“, erklärt Ingo Tiemann, Kämmerer des Kreises Paderborn. Die Zeit vom Eingang bis zur Bezahlung einer Rechnung konnte so deutlich reduziert werden. Der Rechnungsworkflow spart letztlich jedoch nicht nur Zeit und Papier, sondern es wird auch der Verbrauch von Druckertoner und Büromaterial sowie der Bedarf an Lagerfläche für die Akten verringert. Denn sämtliche im Rechnungsworkflow erfasste Unterlagen werden revisionssicher in einer Datenbank abgelegt und können hierüber recherchiert und aufgerufen werden.

Die Digitalisierung beginnt indes nicht erst am Eingang des Kreishauses. „Bereits seit dem letzten Jahr können Betriebe uns ihre Rechnungen als PDF oder als E-Rechnung digital einreichen“, so Tiemann. Geschäftsvorfälle, die per Post eingehen, werden hingegen in der zentralen Scanstelle des Kreises gescannt und dabei die wichtigsten Rechnungsdaten direkt durch eine Software ausgelesen. Im Zuge der Online-Bearbeitung haben über Berechtigungsgruppen anschließend mehrere Mitarbeitende Zugriff auf die in ihrem Zuständigkeitsbereich eingehenden Rechnungen, sodass Verzögerungen im Workflow minimiert werden.

„Die letzten Monate der Pandemie haben noch einmal deutlich gezeigt, wie wichtig es für Verwaltungen ist, die Digitalisierung weiter voranzutreiben. Die Einführung des digitalen Rechnungs-Workflows ist ein weiterer und sehr wichtiger Schritt, den wir nun erfolgreich abschließend konnten“, erklärt der Landrat. Ein Projektteam der Kreisverwaltung und der GKD Paderborn hat engagiert an der Einführung des digitalen Rechnungs-Workflows gearbeitet.