Zum Inhalt (Access key c)Zur Hauptnavigation (Access key h)Zur Unternavigation (Access key u)
 
Kreishaus
Wewelsburg

15. Juli 2019

Der Kreis sagt dem Papier Adieu

Eingehende Schriftstücke werden ab jetzt gescannt – Beitrag zum Klimaschutz

Selbst große Baupläne scannt Frederic Heske (l.) ohne Probleme, hier mit Landrat Manfred Müller und dem Leiter der Post- und Scanstelle des Kreises Michael Richardt (r.) Foto: Kreis Paderborn/ Amt für Presse- und Öffentlichkeitsarbeit, Meike Delang 
Selbst große Baupläne scannt Frederic Heske (l.) ohne Probleme, hier mit Landrat Manfred Müller und dem Leiter der Post- und Scanstelle des Kreises Michael Richardt (r.) Foto: Kreis Paderborn/ Amt für Presse- und Öffentlichkeitsarbeit, Meike Delang
Rund 750 Briefe schreiben Bürgerinnen und Bürger dem Kreis Paderborn – pro Tag! Sie strömen in allen Größen und Formen: Vom Ein-Zeiler bis zu dicken Paketen, von überdimensionierten technische Plänen bis zur handgeschrieben Postkarte. Bisher wurde der Berg an Schriftstücken händisch auf die 28 Ämter und Stabstellen verteilt und dort bearbeitet. Doch diese Zeiten gehen jetzt zu Ende: Der Sachbearbeiter bekommt seine Post nur noch digital direkt auf den Computer zugestellt. Dafür sorgen drei große Scanner, die alle eingehenden Schriftstücke scannen.

„Wir wollen die digitale Entwicklung voran treiben. Die Scanstelle ist ein wichtiger Schritt dahin“. Da es bisher kaum Kreisverwaltungen in Deutschland gibt, die bereits so weit in ihrer digitalen Entwicklung sind, muss der Kreis Paderborn viel Neues erarbeiten, ausprobieren und entwickeln. Das weckt auch das Interesse anderer Verwaltungen. „Ich bekomme Anrufe aus ganz Deutschland und der Kreis Norderstedt ist gleich mit fünf Leuten vorbeigekommen, um sich alles genau anzusehen“, erzählt Michael Richardt, Leiter der Post- und Scanstelle des Kreises Paderborn.

Auch die Bürger werden einen Lernprozess bewältigen müssen und ihren Umgang mit Anträgen und Formularen ändern. Denn schon so etwas Winziges wie eine Drahtnadel kann die Kommunikation zwischen Kreis und Bürger stören. „Am liebsten würde ich sämtliche Post mit einem Metall-Detektor durchsuchen“, lacht Richardt, dessen Mitarbeiter jeden Posteingang vor dem Scannen sorgfältig nach Heftnadel durchsuchen und diese entfernen müssen.

Sind alle Heftnadeln entfernt, alle großen Pläne mit Barcodes versehen und alle Dokumente in der richtigen Reihenfolge, geht die Post in die Scanstraßen. „Mit dem kleinen Scanner zu Hause hat das nicht viel zu tun“, verdeutlicht Michael Richardt. Der Unterschied liegt nicht nur in der großen Massen an Papier, die die Maschinen schnell und hocheffizient scannen können. Wichtig sind vor allem die Aufgaben im Hintergrund, die sie erledigen und somit dafür sorgen, dass aus einem einfachen Scan-Vorgang ein rechtlich sauberer Akteneintrag entsteht.

„Es wird unter anderem digital genau festgehalten, wer, wann, was und an welcher Maschine gescannt hat“, erklärt Richardt. Außerdem können die Maschinen Formate jeder Art scannen – wichtig zum Beispiel bei Bauanträgen die häufig große Skizzen und Zeichnungen enthalten – und sie Verfügungen über eine Schrifterkennung, sodass die Sachbearbeiter die Angaben weiterverarbeiten können. Gleichzeitig, so Landrat Manfred Müller, sei die Entwicklung zu weniger Papier ein wichtiger Beitrag zum Klima- und Ressourcenschutz.

Datenschutz ist auch ein wichtiges Thema beim digitalen Fortschritt. So muss sichergestellt werden, dass keine Unbefugten Zutritt zur Scanstelle haben und die Mitarbeiter müssen strenge Schweigepflichtserklärungen unterschreiben. Diese und einige Vorgaben mehr legt das Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) fest..


Die digitale Verarbeitung der eingehenden Post ist ein wichtiger Schritt auf dem Weg zum papierlosen Büro. Die Umstellung erfolgt nun nach und nach, Amt für Amt. Anfang nächsten Jahres folgt dann ein Online-Serviceportal, auf dem digital Anträge gestellt und bearbeitet werden können. Dann wird auch der Bürger dem Papier Adieu sagen können.
 
 
 

Kontakt

Frau Delang
Amt für Presse- und Öffentlichkeitsarbeit
Stellvertr. Amtsleiterin, Stellvertr. Pressesprecherin

Tel. 05251 308-9201
Fax 05251 308-899201
E-Mail-Adresse E-Mail senden
mehr erfahren
 
 
 

Ihr Kommentar

Wir freuen uns auf Ihre Beiträge, die nach Ihrer Freigabe durch Anklicken des Schalters „Kommentar senden“ sofort online und damit für alle ersichtlich eingestellt werden. Wir wünschen uns einen respektvollen Dialog. Bitte beachten Sie, dass Ihre Meinungsfreiheit da endet, wo die Rechte anderer verletzt werden. Bitte beachten Sie unsere Regeln mit dem Ziel, eine anregende Diskussion und einen fairen sowie höflichen Umgangston sicherzustellen.

Mit Klick auf „Kommentar senden“ willigen Sie in die Speicherung und Verarbeitung der hier eingegebenen Daten zum Zweck der Diskussion zu diesem Artikel ein. Sie können diese Einwilligung jederzeit und ohne Angaben von Gründen per E-Mail an info@kreis-paderborn.de widerrufen. Durch Ihren Widerruf wird die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung Ihrer Daten bis zum Widerruf nicht berührt. Informationen zum Datenschutz finden Sie hier: Datenschutzerklärung

Ich bestätige hiermit, dass ich das 16. Lebensjahr vollendet habe oder dass ansonsten meine die Teilnahme an dieser Kommentarfunktion mit Zustimmung meiner Eltern, Erziehungs- oder Sorgeberechtigten erfolgt.

0 Kommentare

Schreiben Sie einen Kommentar zu dieser Seite

Antwort auf:  Direkt auf das Thema antworten

Anschrift

Kreis Paderborn
Aldegreverstraße 10 – 14
33102 Paderborn

Kontakt

Telefon: 05251 308 - 0
Telefax: 05251 308 - 8888
E-Mail senden

 
RAL Gütezeichen
Logo Audit Beruf und Familie