Zwei Kilometer Papier-Akten werden überflüssig

Geflucht haben sie bestimmt manchmal, wenn auch ganz leise, während sich die Mitarbeiter des Kreises durch die Aktenberge kämpften. 2015 machte sich der Kreis Paderborn auf den Weg, seine rund 130.000 Bauakten zu digitalisieren. Das Ergebnis bisher: viel neuer Freiraum im Aktenarchiv, ein großes Plus an Bürgernähe und Service und vor allem ein enormes Wissen und Erfahrungsschatz in diesem Pionierprojekt. Diese Erfahrung will der Kreis nun weitergeben und hat mit der Stadt Paderborn einen öffentlich-rechtlichen Vertrag geschlossen.

„Wir haben vor vier Jahren zu Beginn des Projektes absolutes Neuland betreten. Das große Fachwissen, was nun beim Kreis dazu vorhanden ist, haben sich die Mitarbeiter erst hart erarbeiten müssen“, erinnert sich Landrat Manfred Müller. Von diesem Fachwissen kann die Stadt Paderborn nun dank der interkommunalen Kooperation direkt profitieren und so viele Synergieeffekte ausschöpfen. „Die Stadt Paderborn verfügt über eine Archivlänge von über zwei Kilometern Bauakten – das entspricht etwa der Entfernung vom technischen Rathaus bis zum Dom. Es ist eine große Herausforderung diese Menge innerhalb von nur drei Jahren zu digitalisieren“, gibt Bürgermeister Michael Dreier das ehrgeizige Ziel vor. „Bei der Vorbereitung dieses umfangreichen Projektes lag es für uns natürlich nahe, Kontakt zum Kreis aufzunehmen, um die dortigen Erfahrungen abzugreifen. Aus dieser anfänglichen Verbindung ist mittlerweile eine enge interkommunale Zusammenarbeit entstanden, die wir nun formal besiegeln“, so Dreier.

Die vertrauensvolle Zusammenarbeit schuf schnell deutliche Früchte: So benötigte der Kreis seinerseits mehrere Monate, um die europaweite Ausschreibung für den externen Scan-Dienstleister vorzubereiten und durchzuführen. Die Stadt konnte auf diesem Know-how aufbauen und so die gesamte Ausschreibung bereits nach wenigen Wochen erfolgreich abschließen. Bereits im Dezember hat der Kreis begonnen, die mit der Digitalisierung der Bauakten betrauten Stadtmitarbeiter zu coachen und die notwendige Systemumgebung aufzubauen. Zwei Kreismitarbeiter sind zudem zur Stadt abgeordnet. Damit sind insgesamt sechs Sachbearbeiter mit der aufwendigen Aktenvorbereitung und Qualitätskontrolle beschäftigt. „Wir werden bis das letzte Blatt eingescannt ist, der Stadt mit Rat und Tat zur Seite stehen“, verspricht Landrat Müller.

Bis Ende Juni 2022 sollen alle städtischen Bauakten digitalisiert sein. Mit der digitalen Akte ziehen viele Vorteile für die Bürger in das papierlose Büro ein. Da die Akte jederzeit aufrufbar ist – auch auf mobilen Geräten – können Sachbearbeiter schneller die Fragen der Bürger beantworten, z.B. auch bei Vor-Ort-Terminen am Bau. Auch können alle Mitarbeiter des Bauamtes auf die Akten zugreifen, sodass im Krankheits- und Vertretungsfall die Weiterbearbeitung nahtlos sichergestellt werden kann. Außerdem wird der gesamte Geschäftsverkehr mit Architekten, Planungsbüros oder Gutachtern beschleunigt. Doch die enormen Vorteile gehen über die reine Aktenbearbeitung hinaus. So können zukünftig bei großen Bränden oder Krisensituationen die technischen Unterlagen in den Bauakten wie Lagepläne und Schnitte der Gebäudegeschosse direkt in den Einsatzwagen der Feuerwehr oder Polizei geschickt werden.

Bürgermeister Dreier dankte dem Landrat bei der Vertragsunterzeichnung für die gelungene interkommunale Zusammenarbeit. Durch diesen Wissenstransfer werde sich der Zeitablauf dieses großen Projektes deutlich beschleunigen. „Durch unsere Kooperation zeigen wir unsere gemeinsame Stärke in der Digitalen Modellregion“, freuen sich Müller und Dreier.