Die Digitalisierungsstrategie der Kreisverwaltung Paderborn

Das erste strategische Ziel im Handlungsfeld I: Moderne Arbeitsumgebungen schaffen befasst sich mit der notwendigen technischen Ausstattung der Mitarbeitenden der Kreisverwaltung, um die Dienstvereinbarung Mobiles Arbeiten umzusetzen. Diese besagt, dass das ortsunabhängige Arbeiten in der Kreisverwaltung Paderborn ermöglicht wird, solange keine dienstlichen Gründe dagegensprechen. Ebenfalls Teil dieser Dienstvereinbarung ist die Ausstattung aller Mitarbeitenden mit einer technischen Grundausstattung und die einheitliche Grundausstattung aller Arbeitsplatze in der Kreisverwaltung Paderborn. Zudem soll mittelfristig die Anzahl der Büroarbeitsplätze in der Kreisverwaltung rechnerisch einem Anteil von 80 % der Mitarbeitenden entsprechen.
Zusammenfassend wird daraus das strategische Ziel im Folgenden formuliert.

Neben den notwendigen Voraussetzungen innerhalb der Gebäude der Kreisverwaltung Paderborn muss für die Möglichkeit des ortsunabhängigen Arbeitens auch die Internetverfügbarkeit sowohl im Breitbandbereich als auch im Mobilfunk sichergestellt werden. Dies gilt umso mehr für die Bürgerinnen und Bürger, die mit der Kreisverwaltung Paderborn in Kontakt treten wollen. In diesem Sinne nutzt die Kreisverwaltung Paderborn ihre Möglichkeiten, um den Ausbau der Internetverfügbarkeit durch die Telekommunikationsunternehmen in Zusammenarbeit mit den kommunalen Entscheidungsträgern voranzutreiben.
Dieses strategische Ziel steht in direkter Verbindung zur Mobilfunkstrategie und zum Glasfaser-Masterplan der Kreisverwaltung Paderborn.

Spätestens seit den Erfahrungen aus den Jahren der Corona-Pandemie (2020 – 2023) ist klar, dass digitale Kommunikation (z.B. Videokonferenz und Online-Seminare) in vielen Fällen zielführend ist. Dabei ist diese Art der Kommunikation zum einen kostensparend und zum anderen weniger umweltbelastend. Gleichzeitig ist aber deutlich geworden, an welchen Stellen noch Nachholbedarf besteht, der in den Jahren der Pandemie noch nicht aufgearbeitet werden konnte. Hierzu gehört bspw. den Ausbau von hybriden Besprechungsmöglichkeiten oder die Einführung von Softphones. Auch das systematische Angebot von Onlineterminen wurde noch nicht bereitgestellt.
Daneben stehen auch weitere Formate der digitalen Kommunikation wie digitale Bürgerbeteiligungen oder die Überarbeitung des Online-Auftritts der Kreisverwaltung Paderborn im Fokus dieses strategischen Ziels.

Neben der technischen Grundausstattung und den Möglichkeiten zur digitalen Kommunikation ist es notwendig, digitale Werkzeuge für fachunabhängige Aufgaben bereitzustellen. Hierzu gehören bspw. die grundsätzliche Bereitstellung eines Dokumentenmanagementsystems, digitale Diktiersysteme, ein System zur Verwaltung von Veranstaltungsanmeldungen, eine Dateiaustauschplattform und weitere Dinge. Mit Hilfe dieser digitalen Helfer werden unmittelbar Prozesse vereinfacht und teilweise automatisiert. Es gilt, die Anwendungsgebiete kontinuierlich zu ermitteln und passende digitale Helfer einzuführen.

Für die Bereitstellung einer stabilen digitalen Arbeitsumgebung ist ein funktionierender, professioneller IT-Support absolut notwendig. Es ist unvermeidbar, dass Störungen passieren. Für den Fall einer Störung müssen aber die Prozesse und Verantwortlichkeiten so geregelt sein, dass die Störung schnellstmöglich behoben werden kann.
Ein zentraler Punkt ist hierbei, dass Veränderungen im IT-Betrieb, etwa Softwareanpassungen durch Updates, neue Lizenzen oder veränderte Rechteeinstellungen (Vorautorisierte Änderungen, die durch einen erprobten Prozess abgearbeitet werden („Standard Changes“) oder Serviceanfragen) so organisiert sind, dass diese effizient zwischen den beteiligten Akteuren abgestimmt und koordiniert sowie schnellstmöglich umgesetzt werden können. Das bedeutet, dass zum einen die Erstmeldungen bzw. Anforderungsanfragen über das Ticketportal durch die Nutzerinnen und Nutzer alle notwendigen Informationen enthalten und zum anderen, dass die Prozesse zur Bearbeitung von Standard Changes oder Serviceanfragen umfassend dokumentiert sind.
Dieses strategische Ziel steht in direkter Verbindung zur (zukünftigen) IT-Strategie der Kreisverwaltung Paderborn.

Durch den Einsatz neuer Technologien zur Optimierung von Prozessen werden auch die Arbeitsweisen verändert. Mitarbeitende benötigen die Überzeugungen, die Fähigkeiten und das Wissen, um mit diesen Technologien effektiv umgehen zu können. Nur durch diese Kompetenzen ist es überhaupt möglich, dass die Mitarbeitenden in die Rolle finden, die optimierten Prozesse umzusetzen und, als Steigerung dessen, selbständig Prozessoptimierungen vorzuschlagen und umzusetzen. Durch die Steigerung der digitalen Kompetenzen geht auch ein Kulturwandel einher, der im Rahmen der digitalen Transformation nötig und unumgänglich wird.
Grundlage dieser Bestrebungen sind die definierten digitalen Kompetenzen aus Abschnitt 1.3, zu denen die einzelnen Mitarbeitenden der Kreisverwaltung Paderborn mindestens die notwendigen Grundlagen, aber bei Bedarf auch vertiefte Kompetenzen entwickeln sollen.
Dieses strategische Ziel steht in direkter Verbindung zur (zukünftigen) Personalstrategie der Kreisverwaltung Paderborn.

Für den digitalen Change- und Transformationsprozess der Kreisverwaltung Paderborn ist insbesondere das Mindset der Führungskräfte von zentraler Bedeutung. Es ist daher wichtig, gemeinsam mit der gesamten Führungsmannschaft immer wieder über den Tellerrand einer Verwaltung zu blicken und in den fachlichen Austausch zu gehen - vor allem mit Kolleginnen und Kollegen anderer Verwaltungen, aber auch mit Akteurinnen und Akteuren aus Bildung, Forschung und Wirtschaft. Durch das Einnehmen von verschiedenen Perspektiven und den Austausch von unterschiedlichen Standpunkten wird dabei von- und miteinander gelernt.
Der Abbau von Medienbrüchen, die Etablierung von automatisierten Prozessen, die Integration von künstlicher Intelligenz und die Intensivierung von datengetriebenen Entscheidungen werden sowohl die Arbeitsorganisation als auch die Aufgabenstrukturen deutlich verändern. Es gilt, tradierte Prozess- und Organisationsstrukturen auf den Prüfstand zu stellen, alte Denkmuster abzulegen und die Art und Weise der Zusammenarbeit neu auszurichten.
Führungskräfte und Mitarbeitende müssen professionell im Veränderungsprozess unterstützt werden und adäquat auf die neuen Aufgaben vorbereitet werden. Ein besonderes Augenmerk gilt in diesem Zusammenhang der Rolle der Führungskräfte; sie denken Entwicklungen voraus, optimieren Prozesse und Strukturen und begleiten ihre Mitarbeitenden im Veränderungsprozess. Zudem nehmen sie eine wichtige Vorbildfunktion ein, beispielswiese, indem sie den Wandel für sich annehmen, proaktiv die Notwendigkeit von Veränderungen kommunizieren sowie im Sinne kontinuierlichen Lernens stetig neues Wissen und Kompetenzen erwerben.
Dieses strategische Ziel steht in direkter Verbindung zur (zukünftigen) Personalstrategie der Kreisverwaltung Paderborn.

Kommunikation auf digitalen Wegen erfordert neue Regeln. Unsere Standards der Kommunikation auf analogem Wege können nicht ohne weiteres auf die digitale Kommunikation übertragen werden. Im Digitalen erfolgt die Kommunikation mit einer höheren Geschwindigkeit und einer größeren Reichweite. Gleichzeitig erhöht sich die Art der Kommunikationsmöglichkeiten und auch die Sprache verändert sich (Für Chats und Mails haben wir einen anderen Sprachgebrauch als für Telefonate oder in persönlichen Treffen). Zudem ist digitale Kommunikation sichtbarer und langanhaltender. Auch erzeugt sie eine gewisse Anonymität und Distanz. Diese Faktoren führen dazu, dass Kommunikation im Digitalen überdacht werden muss. Hierzu muss sich auch die Kreisverwaltung Paderborn positionieren. Dabei ist Kommunikation sowohl als interne Kommunikation als auch als externe Kommunikation, also mit Bürgerinnen und Bürgern, mit Unternehmen, etc. zu verstehen

Neben dem Thema Kommunikation ist für einen angemessenen und insbesondere rechtssicheren Umgang in einer digitalen Arbeitsumgebung ist das Thema Datenschutz und Informationssicherheit ein zentrales Thema. Dieses wird in diesem strategischen Ziel adressiert. Es geht dabei darum, die Mitarbeitenden der Kreisverwaltung Paderborn so weit zu schulen und fortzubilden, dass beide Themen im erforderlichen Maße angewendet und im alltäglichen Handeln berücksichtigt werden. Das bedeutet insbesondere, die vorhandenen rechtlichen Regelungen nicht übermäßig anzuwenden, sondern den möglichen Spielraum zielorientiert zu nutzen.

Der Einsatz neuer Technologien ermöglicht es, Barrieren für Personen mit Behinderungen abzubauen. Dies beginnt bei den bekannten Möglichkeiten auf einer Webseite, die Kontraste zu verstärken, die Schriftgröße zu vergrößern, Texte vorlesen zu lassen oder Texte in leichter Sprache zu formulieren. Die Möglichkeiten gehen aber weit darüber hinaus, etwa hinsichtlich der Einbindung von Gebärdensprachenvideos oder der automatisierten Erstellung von Texten in leichter Sprache. Hier gilt es die Mitarbeitenden der Kreisverwaltung darauf zu sensibilisieren, wo Barrieren vorhanden sind und wie diese in den konkreten Prozessen und IT-Systemen reduziert werden können.

Dazu gehört insbesondere, dass der Kreis Paderborn die Umsetzung der Barrierefreien-Informationstechnik-Verordnung (BITV) 2.0 und weitere Standards zur Barrierearmut (z.B. Web Content Accessibility Guidelines (WCAG)) umsetzt und gegenüber Herstellern einfordert. Gleichzeitig sind wir uns aber bewusst, dass der Markt noch nicht flächendeckend die Umsetzung des BITV-Standards umgesetzt hat. In diesem Kontext nimmt der Kreis Paderborn seine Rolle als Marktteilnehmer an und fordert aktiv die Umsetzung des BITV-Standards ein.

Dabei ist sich die Kreisverwaltung Paderborn bewusst, dass die Barrieren, die Personen mit Behinderungen aufgrund ihrer Einschränkungen erleben, auch durch technische Innovationen niemals komplett abgebaut werden können. Daher wird der Begriff Barrierefreiheit vermieden und stattdessen der Begriff Barrierearmut verwendet. Bei allen Digitalisierungsmaßnahmen achtet die Kreisverwaltung Paderborn darauf, dass die Arbeitsfähigkeit von Mitarbeitenden mit Behinderungen nicht zusätzlich beeinträchtigt wird.

Nach der in Abschnitt 1.2 erfolgten Definition von Digitalisierung steht der Prozessbegriff und auch die Optimierung von Prozessen im Mittelpunkt der Digitalisierungsbemühungen. Um Prozesse mit Hilfe von IT-Systemen optimieren zu können, sind zwei Dinge als Voraussetzung notwendig: Zunächst einmal werden eine einheitliche, organisatorische Grundlage und ein gemeinsames Verständnis benötigt, auf dessen Grundlage Prozesse beschrieben werden. Darüber hinaus ist es notwendig, dass die Prozessorientierung in der Praxis umgesetzt wird.
Die Kreisverwaltung Paderborn hat den ersten Schritt hinter sich gebracht und sich im Januar 2023 für ein einheitliches und verwaltungsweites Prozessmanagement bekannt. In diesem strategischen Ziel geht es nun um die Umsetzung dieser Grundsatzentscheidung und der damit verbundenen Grundlage für die Digitalisierungsziele der Kreisverwaltung Paderborn. Ziel ist es, auf Grundlage eines Prozessregisters, welches in 2023 erstellt wird, strategisch die Prozesse zur Digitalisierung auszuwählen, die schrittweise auf ihr Digitalisierungspotential überprüft werden sollen.
Dieses strategische Ziel steht in direkter Verbindung zur Prozessmanagementstrategie der Kreisverwaltung Paderborn

Viele Prozesse, insbesondere Verwaltungsleistungen für Bürgerinnen und Bürger oder für Unternehmen, haben eine vergleichbare Struktur:

1.  Eingang des Antrags über ein digitales Medium mit Übernahme in das Fachverfahren, eventuell mit Gebühren für die antragstellende (juristische) Person verbunden
2.  Prüfung des Antrags auf Vollständigkeit, ggf. Nachforderungen von Unterlagen
3.  Bescheidung des Antrags inklusive Genehmigungsworkflow
4.  Übersendung des Bescheids, eventuell verbunden mit einer Gebühr für die antragstellenden (juristische) Person

Aus diesen Schritten, die in Variationen in jeder Verwaltungsleistung vorkommen, lassen sich verschiedene Bausteine herausarbeiten, die immer wieder benötigt werden. Zu diesen Bausteinen gehören insbesondere die folgenden Tätigkeiten

• Anträge auf digitalem Weg einreichen
•  Antragsdaten in Fachverfahren übertragen
•  Digitale Schriftformerfordernis für die antragstellende (juristische) Person ermöglichen
•  Digitale Bezahlmöglichkeiten (Lastschrift, Paypal, Kreditkarten) bei der Antragseinreichung anbieten
•  Unterlagen, z.B. bei Nachforderungen, digital einreichen
•  Interne digitale Genehmigungsprozesse umsetzen
•  Fallakten digital ablegen
•  Bescheide digital übermitteln
•  Digitale Bezahlmöglichkeiten (Lastschrift, Paypal, Kreditkarten) nach der Bescheidübermittlung anbieten
•  Digitale Schriftformerfordernis für die Kreisverwaltung bei der digitalen Bescheidübermittlung ermöglichen

Es ist das Ziel, für diese Bausteine intern die organisatorischen und technischen Lösungen bereitzustellen, soweit es extern die rechtlichen, organisatorischen und technischen Voraussetzungen zulassen. Diese Bausteine sollen dann so einsatzbereit sein, dass sie in die verschiedenen Prozesse ohne großen Aufwand implementiert werden können. Die Vision ist, am Ende einen

Jede Organisation, insbesondere eine Organisation mit mehr als 1.400 Mitarbeitenden, benötigt eine Reihe an internen Prozessen, um sich selbst zu organisieren. Hierzu gehören Personalprozesse (z.B. Bewerbung, Einstellung, Fortbildungen, Umsetzung oder Ausscheiden aus der Kreisverwaltung), Prozesse der Kämmerei (z.B. Haushaltsaufstellung, Haushaltscontrolling oder Rechnungsabwicklung), Organisation und Logistik (z.B. Veränderungen des Stellenplans, Hausmeisterservice, Bereitstellung von Möbeln und Büromaterialien), Gebäudemanagement (z.B. Pflege und Instandhaltung der Bestandsimmobilien), Prozesse des IT-Service (z.B. Bereitstellung von Soft- und Hardware) und viele weitere Prozesse (z.B. Vorbereitung von Vergaben). Diese Prozesse gilt es ebenfalls durch den Einsatz von IT-Systemen zu optimieren.

Dieses strategische Ziel ist der Kernpunkt der Digitalisierungsstrategie. Die zentralen und fallzahlhöchsten Verwaltungsleistungen für Bürgerinnen und Bürger sowie für Unternehmen werden optimiert und digitalisiert. Ziel ist dabei, den Bearbeitungsaufwand zu verringern und damit die Bearbeitungszeit zu verkürzen.
Im Rahmen dieser Prozessoptimierung kommen unter anderem die erarbeiteten Bausteine aus dem Ziel III.2: Bausteine bereitstellen zum Einsatz. Darüber hinaus geht es hier aber auch darum, passende Fachverfahren auszuwählen und zu implementieren.

Zu den Aufgaben der Kreisverwaltung Paderborn gehört neben Verwaltungsleistungen auch die Betreuung von Infrastruktur. Dies umfasst neben dem Netz der Kreisstraßen auch die vom Kreis Paderborn bewirtschafteten Liegenschaften. In beiden Themenbereichen kann durch den Einsatz einer sensorgestützten Datenerfassung der Prozess der Datenerhebung und gleichzeitig die Qualität der erhobenen Daten erheblich verbessert werden. Ein Beispiel ist hier die automatisierte Erfassung der Verbrauchsdaten der Liegenschaften durch Wasser, Strom und Gas. Durch eine automatisierte Erfassung kann die Verbrauchsentwicklung direkter beobachtet werden und die Auswirkungen von Maßnahmen werden schneller messbar. Zudem ist die Erstellung eines Energieberichts auf Knopfdruck möglich. Weitere mögliche Anwendungsgebiete sind die Einführung einer automatisierten Glatteiswarnung für den Straßenwinterdienst, Einsatz von Aktoren bei möglichen Wasserrohrbrüchen zur Verringerung von Wasserschäden, automatisierte Erfassung des Straßenzustandes, automatisierte Überwachung der Luftqualität in geschlossenen Räumen (z.B. Klassenräume) oder die automatisierte Überwachung der Luftqualität im Sinne des Immissionsschutzes.
Damit verbunden ist der Aufbau eines kreisweiten LoRaWAN-Netzes (Low Range Wide Area Network) als De-Facto-Standard zur effizienten Messwerterfassung und -übermittlung für das gesamte Kreisgebiet. Der Kreis Paderborn wird in diesem Zusammenhang gemeinsam mit den Kommunen bedarfsorientiert ein kreisweites LoRaWAN-Netz aufbauen. Dafür stellt der Kreis insbesondere seine Liegenschaften als mögliche Standorte für LoRaWAN-Gateways (Empfänger der Sensordaten) zur Verfügung.

In digitalisierten Prozessen fallen umfassende Daten an, die es gilt bereitzustellen und für eine Analyse nutzbar zu machen. Die so bereitgestellten Daten können für verschiedene Dinge verwendet werden. Zum einen können die Daten für Controlling-Prozesse, also als Überwachung der Einnahmen- und Ausgabenentwicklung zur Planung, Steuerung, Berichterstattung und Analyse genutzt werden. Ein zweites Szenario ist die Nutzung der Daten, um Schwachstellen in den Prozessen zu finden und gezielte Maßnahmen zur Verbesserung der Prozesse (weniger Ressourcen, höhere Bearbeitungsgeschwindigkeit) zu implementieren. Dabei ist die Nutzung der Daten zur Leistungs- und Verhaltenskontrolle auszuschließen.
In diesem strategischen Ziel geht es darum, digitalisierte Prozesse in der Form zu gestalten, dass die entstehenden Daten so zur Verfügung gestellt werden, dass sie automatisiert verarbeitet werden können. Darüber hinaus geht es darum die Controlling- und Auswertungsprozesse so zu optimieren, dass sie, soweit es geht, automatisiert erfolgen können. In den Fällen, in denen die Fragestellungen nicht konstant sind, sollen Werkzeuge bereitgestellt werden, die eine situative Auswertung der Daten ermöglichen.

Die in den Zielen IV.1 Sensorgestützte Daten nutzen und IV.2 Prozessorientierte Daten verarbeiten sollen nicht nur in den jeweiligen Ämtern oder Sachgebieten zur Verfügung stehen, sondern darüber hinaus nutzbar gemacht werden. So ist angestrebt, eine Data-Warehouse-Plattform zu etablieren, in der die verschiedenen Daten aus den einzelnen Ämtern zentral gespeichert werden und (auch in der historischen Entwicklung) amtsübergreifend ausgewertet werden können. Es geht also darum, einen digitalen Zwilling der Kreisverwaltung Paderborn aufzubauen. Dieser soll nicht nur sensorgestützte Daten, sondern auch prozessorientierte Daten abbilden.
Das Data-Warehouse kann die Grundlage für ein einheitliches Datenmanagement in der Kreisverwaltung Paderborn sein und vor allem Auswertungen ermöglichen, die amtsübergreifend Informationen zusammenführen. Dabei werden natürlich die Belange des Datenschutzes auf allen Ebenen beachtet. Ein weiteres Ziel ist dabei, für bestimmte Themen, wie Adresslisten von Schulen und Kitas, einen einheitlichen, amtsübergreifenden Datenbestand in der Kreisverwaltung Paderborn zu etablieren. Auch wird dabei geprüft, welche (weiteren) Daten unter welchem technischen Standard öffentlich freigeben freigegeben werden können, und die Daten werden entsprechend bereitgestellt. Öffentlich bedeutet dabei maschinenlesbar im Sinne von OpenData.

Die Kreisverwaltung Paderborn ist unter anderem für das Kreismuseum in der Wewelsburg in Büren-Wewelsburg zuständig. Hier gilt es die Angebote des Museums nach aktuellen digitalen Standards und Innovationen zu präsentieren, um weiterhin Besucherinnen und Besucher anzuziehen. Die Auseinandersetzung mit unserer Geschichte ist ein Teil der Daseinsvorsorge, um das kulturelle Erbe unserer Gesellschaft zu erhalten und zu pflegen. Um die Inhalte immer wieder den Menschen zur Verfügung zu stellen, ist es nötig, die Art der Präsentation weiterzuentwickeln und an die neuesten, auch technischen Standards anzupassen.

Durch die Nutzung von vernetzten Daten ergeben sich erhebliche Potentiale, um den Bevölkerungsschutz zu verbessern. Dies betrifft die schnellstmögliche Verfügbarkeit der aktuellsten Gesundheitsdaten von Patientinnen und Patienten durch die Vernetzung mit allen Beteiligten im Gesundheitswesen, die Vernetzung der unterschiedlichen Agierenden und Beteiligten (z.B. Feuerwehr, Rettungsdienst, Polizei, Technisches Hilfswerk und Bundeswehr) inklusive dem Informationsaustausch untereinander und die Nutzung und Vernetzung von sensorgestützten Daten (z.B. Flusspegelstände, Personenstrom-Messung und Drohnenbilder) in Lagesituationen. Die Vernetzung erfolgt sowohl auf horizontaler (Stellen und Behörden auf kommunaler Ebene, bei der Bezirksregierung und auf Landes- und Bundesebene) als auch auf vertikaler Ebene (z.B. mit privaten Hilfsorganisationen (Deutsches Rotes Kreuz, Malteser Hilfsdienst, Arbeiter-Samariter-Bund, Johanniter Unfallhilfe, etc.), mit Betreibern von kritischer Infrastruktur (Westfalen-Weser, Tennet, etc.)).

Alle nutzbaren Daten und Informationen werden mit dem Ziel sinnvoll miteinander verknüpft, den bestmöglichen Bevölkerungsschutz zu bieten.