Digital. Vernetzt. Menschen:

Die Digitalisierung ist eines der zentralen, gesellschaftlichen Themen, welche die Gesellschaft seit Jahren begleiten. Auch die Kreisverwaltung Paderborn ist nah dran am Thema und hat vor zwei Jahren durch die Einrichtung der Stelle eines Chief Digital Officers (CDO) und der Stabsstelle CDO ihre Bemühungen weiter intensiviert. „Der stetige Wandel bringt Chancen mit sich, die es zu nutzen gilt“, betont Landrat und Behördenleiter Christoph Rüther. „Prozesse werden hinterfragt und verschlankt, Zuständigkeiten verändern sich.“
Der Kreistag gab nun offiziell das „Go“ für die neue Digitalisierungsstrategie der Verwaltung samt festgelegter Leitsätze, Handlungsfelder und strategischer Ziele, die in den kommenden 10 Jahren im gemeinsamen Agieren aller Beteiligten umgesetzt werden soll.

Inhalt und Kern der Strategie ist die Vision einer digitalen Arbeitswelt. Für die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter bedeutet dies die Schaffung einer modernen Arbeitsumgebung samt moderner Technologien. Gleichzeitig werden die Mitarbeitenden auf die Herausforderungen einer digitalen Welt vorbereitet, ihre digitalen Kompetenzen (weiter-)entwickelt. Routinen fallen weg, Tätigkeiten werden komplexer.

„Unser Ziel ist es, Prozesse mit Hilfe von IT-Systemen so zu optimieren, dass wir den Bürgerinnen und Bürgern den bestmöglichen Service bieten können und dabei transparent und effizient agieren“, erklärt Thomas Wassong als CDO der Verwaltung. Bedeutet: die Technik übernimmt Routineaufgaben wie das Übertragen von Antragsdaten in die Fachverfahren oder die Erst-Prüfung der Vollständigkeit eines Antrags. Bereits 40 Verwaltungsleistungen, z.B. im Bereich Fahrzeugzulassung, der Reiterprüfung oder dem Elterngeld wurden bereits digitalisiert, wobei teilweise noch weitere Ausbaustufen und Automatisierungen geplant sind. Ziel ist es, eine komplett digitale Bearbeitung immer dann zu erreichen, wo es wirtschaftlich sinnvoll ist. Insbesondere Verwaltungsleistungen, die nur selten angefragt werden, bleiben daher zunächst außen vor. „Finale Bewertungen und Entscheidungen bleiben natürlich nach wie vor eine menschliche Aufgabe“, so Wassong. Ein Wandel, der Veränderungsbereitschaft erfordert.

Eine berufliche Tätigkeit ohne die Möglichkeit des mobilen Arbeitens ist für viele Arbeitnehmende kaum noch vorstellbar. Erste strategische Ziele umfassen deshalb neben der Einrichtung einer modernen Arbeitsumgebung mit technischer Ausstattung u.a. auch die Möglichkeit des mobilen ortsunabhängigen Arbeitens, um Formate der digitalen internen und externen Kommunikation voranbringen zu können. Im Fokus stehen beispielsweise digitale Bürgerbefragungen oder die Anpassung des Internetauftritts.
Geplant ist auch ein einheitliches Datenmanagementsystem, welches künftig ämterübergreifend einen Datenbestand für die gesamte Verwaltung bereithält. Diese Daten werden unter sensibler Beachtung des Datenschutzes aus unterschiedlichen Quellen oder aus Fachverfahren in einer Plattform zusammengeführt und von dort sowohl für interne Belange als auch für externe Interessierte bereitgestellt. „Durch diese Möglichkeiten lässt sich in Krisen- und Katastrophenfällen auch der Bevölkerungsschutz durch vernetzte Daten verbessern“, erklärt Wassong.

Spannend wird es, wenn IT-Systeme auch Entscheidungshilfen geben. Dies soll bald durch die Einführung einer automatisierten Glatteisvorhersage für den
Straßenwinterdienst möglich sein. Denkbar ist auch die automatisierte Erfassung des Straßenzustandes oder die automatisierte Überwachung der Luftqualität in geschlossenen Räumen.
„Uns ist wichtig, dass Digitalisierung kein IT-Projekt ist, sondern Organisationsentwicklung bedeutet. Daher legen wir in der Digitalisierungsstrategie sehr viel Wert darauf, die drei Aspekte Organisation, Personalentwicklung und IT zusammenzudenken und integriert zu betrachten“, betont Landrat Christoph Rüther. Wichtig sei, dass Politik und Verwaltung ein gemeinsames Verständnis entwickelt haben.
Die Kreisverwaltung Paderborn schlägt mit der Digitalisierungsstrategie neue Wege ein. Die konsequente Entwicklung einer Zielstruktur auf unterschiedlichen Ebenen, die sich flexibel neuen Gegebenheiten anpassen kann und soll, ist ein Novum für die Verwaltung. „Wir machen diesen Schritt bewusst und sind uns darüber im Klaren, dass wir nicht nur Erfolge sammeln werden. Diese Entwicklung ist aber aus unserer Sicht absolut notwendig, um eine moderne und zukunftsorientierte Verwaltung zu werden“, unterstreicht Rüther die neue Ausrichtung.